Polityka prywatności VIMAX Flavours & Ingredients sp. z o.o.
Aktualizacja: 17.06.2026 r.
1. Informacje wstępne
- Szanując prawo do prywatności osób, które powierzyły VIMAX Flavours & Ingredients sp. z o.o. (dalej „VIMAX”) swoje dane osobowe, w tym naszych klientów, kontrahentów i ich pracowników oraz subskrybentów publikacji, kandydatów do pracy pragniemy zadeklarować, że pozyskane dane przetwarzamy zgodnie z krajowymi i europejskimi przepisami prawa oraz w warunkach gwarantujących ich bezpieczeństwo.
- Aby zapewnić transparentność realizowanych procesów przetwarzania, przedstawiamy obowiązujące w VIMAX zasady ochrony danych osobowych, ustanowione na gruncie rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, dalej „RODO”).
2. Administrator danych
Administratorem Twoich danych osobowych, czyli podmiotem decydującym o celach i sposobach przetwarzania, jest VIMAX Flavours & Ingredients sp. z o.o. z siedzibą w Przygoniu, ul. Wczasowa 2, 95-082 Dobroń.
- W sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych możesz skontaktować się z nami pod adresem rodo@vimax.pl lub pisemnie na adres siedziby Administratora.
3. Pozyskiwanie danych i cel ich przetwarzania
W VIMAX specjalizujemy się w produkcji składników aromatyzujących i wzbogacających produkty spożywcze. Realizując swoje funkcje biznesowe, przetwarzamy dane osobowe w następujących celach:
| Cel przetwarzania | Podstawa prawna oraz okres przechowywania danych |
Prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1. lit. f RODO), jeśli występuje |
|---|---|---|
| Działania zmierzające do zawarcia i realizacji umowy z klientem lub kontrahentem w zakresie działalności administratora | art. 6 ust. 1 lit. b RODO (dot. klientów); art. 6 ust. 1 lit. f RODO (dot. osób współpracujących z nami w imieniu klienta/kontrahenta) Przez czas określony umową, uzgodniony przez strony lub niezbędny do wykonania przez administratora zobowiązań wymagających przetwarzania danych |
Potrzeba kontaktu z klientami / pracownikami / współpracownikami klientów i kontrahentów w związku z działaniami podjętymi w celu zawarcia umowy lub jej realizacji |
| Dostarczanie/ dostęp do publikacji | art. 6 ust. 1 lit. a RODO Przez okres roku |
– |
| Identyfikacja nadawcy oraz obsługa przesłanego zapytania za pośrednictwem formularza kontaktowego na stronie www.vimax.pl | Art. 6 ust. 1 lit. a RODO (Wynika z zainicjowania kontaktu przez klienta/kontrahenta) Przez okres roku |
– |
| Rozpatrywanie skarg, wniosków i reklamacji | art. 6 ust. 1 lit. b, c oraz f RODO Przez czas trwania umowy lub do czasu upływu rękojmi lub rozliczenia reklamacji |
Potrzeba kontaktu z pracownikami/współpraco-wnikami klientów w związku z rozpatrywaniem skarg, wniosków i reklamacji |
| Ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń | art. 6 ust. 1 lit. f RODO Przez czas do upływu terminów przedawnienia roszczeń wynikających z umowy – zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa |
Przetwarzanie danych klientów lub kontrahentów i ich pracowników/współ-pracowników |
| Prowadzenie rozliczeń, księgowości i sprawozdawczości finansowej | art. 6 ust. 1 lit. c RODO Przez czas do wygaśnięcia obowiązków dotyczących przechowywania danych, wynikających z przepisów prawa, w szczególności przechowywania dokumentów księgowych (co do zasady przez 5 lat po roku, w którym wystąpiło zdarzenie prawne, które obligowało do wystawienia dokumentu księgowego) |
– |
| Prowadzenie statystyk | art. 6 ust. 1 lit. f RODO Przez czas prowadzenia innej, wskazanej w niniejszej tabeli operacji przetwarzania. Nie przechowujemy danych osobowych wyłącznie do celów statystycznych |
Usprawnienie prowadzonej działalności dzięki wnioskom wyciągniętym na podstawie działań statystycznych |
| Prowadzenie działań marketingowych (w tym przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej) | art. 6 ust. 1 lit. f RODO W przypadku prowadzenia marketingu z wykorzystaniem numeru telefonu lub adresu e-mail administrator uzyska zgodę na kanał komunikacji zgodnie z ustawą – Prawo komunikacji elektronicznej. Do czasu wniesienia sprzeciwu, czyli okazania nam w dowolny sposób, że nie chcesz pozostawać z nami w kontakcie ani otrzymywać informacji o podejmowanych przez nas działaniach, ewentualnie do czasu przedawnienia roszczeń |
Prowadzenie działań marketingowych promujących produkty z oferty VIMAX |
| Monitoring na terenie siedziby administratora danych w celu podniesienia bezpieczeństwa pracowników i ochrony mienia oraz zachowania tajemnicy informacji |
art. 6 ust. 1 lit. f RODO Nagrania obrazu są przetwarzane wyłącznie do celów, dla których zostały zebrane i przechowywane przez okres nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia nagrania lub nadpisanie lub do czasu wniesienia uzasadnionego sprzeciwu, chyba że nagranie stanowi dowód w postępowaniu – wówczas do czasu prawomocnego zakończenia postępowania |
Prowadzenie kontroli dostępu dla osób przebywający na terenie siedziby VIMAX jest naszym uzasadnionym celem, a w przypadku pracowników wynika z przepisu prawa (art. 222 KP) |
| Rejestrowanie rozmów telefonicznych w celu zapewnienia bezpieczeństwa oraz najwyższych standardów obsługi | Art. 6 ust. 1 lit. a (dot. klientów, kontrahentów) art. 6 ust. 1 lit. f RODO (dot. pracowników) Nagrania rozmów są przetwarzane wyłącznie do celów, dla których zostały zebrane i przechowywane przez okres nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia nagrania lub nadpisanie lub do czasu wniesienia uzasadnionego sprzeciwu, chyba że nagranie stanowi dowód w postępowaniu – wówczas do czasu prawomocnego zakończenia postępowania |
Potrzeba kontaktu z klientami / pracownikami / współpracownikami klientów i kontrahentów w związku z działaniami podjętymi w celu zawarcia umowy lub jej realizacji |
| Przetwarzanie danych w ramach profilu VIMAX na portalu społecznościowym LinkedIn | art. 6 ust. 1 lit. f RODO Dane są współadministrowane przez VIMAX i portal LinkedIn. Dane będą przetwarzane do czasu wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych |
Prowadzenie bieżącej korespondencji przy wykorzystaniu narzędzi dostarczonych przez portal LinkedIn oraz prowadzenie innych działań marketingowych |
| Przetwarzanie plików cookies | art. 6 ust. 1 lit. f RODO Administrator korzysta z niezbędnych plików cookie, w celu umożliwienia działania podstawowych funkcji strony. Ponadto, w przypadku prowadzenia badań statystycznych, marketingu bądź zapisywania preferencji użytkownika z wykorzystaniem plików cookies, administrator uzyska zgodę na zapisanie plików cookies na urządzeniu użytkownika. W takim przypadku dane będą przetwarzane przez okresy wskazane w Polityce plików cookies lub do czasu wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych Wyrażenie sprzeciwu może nastąpić jedynie przez kliknięcie opcji „Zmień zgody ciasteczek” |
Umożliwienie działania podstawowych funkcji strony www. Dostosowanie treści stron internetowych do potrzeb użytkowników, w tym w celach marketingowych, statystycznych, optymalizacja korzystania z serwisów internetowych |
| Zarządzanie zasobami ludzkimi – pracownikami i współpracownikami | art. 6 ust. 1 lit. a, b, c oraz f RODO; art. 9 ust. 2 lit. b RODO Zgodnie z obowiązującymi przepisami zobowiązującymi do archiwizowania dokumentów z zakresu prawa pracy, tj. akta osobowe przechowujemy przez 50 lub 10 lat. 10-letni okres przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika jest stosowany dla wszystkich pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r. W przypadku pracowników zatrudnionych po 31 grudnia 1998 r., a przed 1 stycznia 2019 r. dokumentacja związana ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracownika będą przechowywane przez 50 lat od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, przy czym w odniesieniu do tych spośród wyżej wymienionych pracowników, co do których pracodawca złoży raport informacyjny, o którym mowa w art. 4 pkt 6a ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, okres przechowywania dokumentacji oraz akt ulega skróceniu do 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym niniejszy raport został złożony. Jeśli okres przechowywania wybranych dokumentów będzie krótszy, administrator będzie przestrzegał tego krótszego terminu. Umowy cywilnoprawne będą przechowywane do czasu upływu terminów przedawnienia wynikających z nich roszczeń |
Rozpowszechnianie wizerunku pracownika/współpracownika na podstawie zgody prawnoautorskiej |
| Prowadzenie rekrutacji | art. 6 ust. 1 lit. a i c RODO (dot. kandydatów na pracowników); art. 6 ust. 1 lit. a i b RODO (dot. kandydatów na współpracowników) Do 14 dni od zakończenia procesu rekrutacji, a w przypadku zgody wyrażonej na dalsze procesy rekrutacyjne nie dłużej niż 2 lata |
– |
Jeżeli terminy przechowywania dokumentów wskazane w rubryce „Prowadzenie rozliczeń, księgowości i sprawozdawczości finansowej” są dłuższe od terminów właściwych dla dochodzenia ewentualnych roszczeń, stosuje się wskazane dłuższe terminy.
4. Odbiorcy danych
W związku z prowadzoną działalnością VIMAX będzie ujawniać Twoje dane osobowe następującym podmiotom:
- organom państwowym lub innym podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa,
- podmiotom wspierającym nas w prowadzonej działalności na nasze zlecenie, w szczególności: dostawcom zewnętrznych systemów teleinformatycznych wspomagającym naszą działalność, w tym firmie Microsoft, podmiotom audytującym naszą działalność, podmiotom współpracującym z VIMAX w ramach kampanii marketingowych, przy czym takie podmioty będą przetwarzać dane na podstawie umowy z VIMAX i wyłącznie zgodnie z naszymi poleceniami,
- bankom, w przypadku konieczności prowadzenia rozliczeń,
- w przypadku kandydatów do pracy – również internetowym portalom rekrutacyjnym.
5. Uprawnienia w zakresie przetwarzanych danych i dobrowolność ich podania
Każdej osobie, której dane są przetwarzane przez VIMAX, przysługuje prawo do:
- dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii,
- sprostowania (poprawiania) swoich danych,
- usunięcia swoich danych,
- ograniczenia przetwarzania swoich danych,
- przenoszenia swoich danych – jeśli podstawą prawną ich przetwarzania jest zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a lub art. 9 ust. 2 lit. a RODO) lub umowa (art. 6 ust. 1 lit. b RODO),
- wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania jej danych osobowych – jeśli podstawą prawną ich przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO),
- cofnięcia zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.
Więcej informacji o prawach przysługujących osobom, których dane dotyczą, zawierają przepisy art. 12–23 RODO.
Ponadto osobie, której dane są przetwarzane przez VIMAX, przysługuje prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
6. Czy musisz podawać VIMAX swoje dane osobowe?
Podanie danych jest niezbędne do zawarcia umów i rozliczenia prowadzonej działalności oraz wywiązania się przez VIMAX z wymogów prawa. Oznacza to, że jeśli chcesz zostać naszym klientem, kontrahentem (dostawcą) lub pracownikiem/współpracownikiem, musisz podać swoje dane osobowe.
Jeśli Twój pracodawca lub inny podmiot wskazał Cię jako osobę kontaktową w związku z zawarciem/realizacją umowy z VIMAX, Twoje dane będą przetwarzane w zakresie ujawnionym przez ten podmiot (standardowo jest to imię, nazwisko, stanowisko, adres e-mail i nr telefonu).
W pozostałym zakresie (w szczególności chodzi o przetwarzanie danych przez VIMAX w celach marketingowych) podanie danych jest dobrowolne.
7. Przekazywanie danych do państw trzecich
Dane osobowe co do zasady nie będą przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy (dalej: „EOG”). Mając jednak na uwadze świadczenie usług przez naszych podwykonawców przy realizacji wsparcia dla usług teleinformatycznych oraz infrastruktury IT, VIMAX może zlecać wykonywanie określonych czynności bądź zadań informatycznych uznanym podwykonawcom działającym poza EOG, co może powodować przekazanie Twoich danych poza obszar EOG.
Zgodnie z decyzją Komisji Europejskiej państwa odbiorców spoza EOG zapewniają odpowiedni stopień ochrony danych osobowych zgodny ze standardami EOG. Decyzja wydana przez Komisję wobec USA obejmuje firmy uczestniczące w programie Data Privacy Framework. VIMAX współpracuje jedynie z firmami uczestniczącymi w tym programie. Więcej informacji: https://www.dataprivacyframework.gov/s/
8. Przetwarzanie danych osobowych w sposób zautomatyzowany
Twoje dane osobowe nie będą wykorzystywane w celu zautomatyzowanego podejmowania decyzji (w tym w formie profilowania) w ten sposób, że w wyniku takiego zautomatyzowanego przetwarzania mogłyby zapadać jakiekolwiek decyzje, które wywołałyby skutki prawne lub wpodobny sposób wpływałyby na jakiekolwiek skutki wobec klientów, kontrahentów, ich pracowników/współpracowników, jak również pracowników/współpracowników administratora czy kandydatów do pracy.